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一、行业现状
    随着中国经济的迅速发展,很多企业的发展也进入快车道,分支机构越来越多,形成了遍布全国范围甚至全球范围的联合生产和联合经营的布局。一家具有一定规模的企业,基本都拥有一个地点以上的生产基地、存储基地、销售公司、和一定数量的二级销售点。这对企业的集中式管理提出了新的挑战。因此,构建一个快捷、方便、高效、经济的沟通平台,以加快决策、执行速度成为企业的硬性需求,也是推动企业进一步发展、加强企业核心竞争力的一个重要因素。
    面对全新的需求,传统的电话、计算机等IT通信系统已不能完全满足需求,基于交互式多媒体通信技术的视频会议,正迅速成为企业重要的沟通手段。视频会议通过身临其境的可视化远程交流方式替代传统的电话、E-mail及异地出差,能够以更高的效率和更低的成本,满足集中式管理的需求,让企业在瞬息万变的竞争环境中赢得先机,实现持续、快速、高效的整体运营。
二、主要问题
•随着公司业务的发展,会议越来越多,各种交通费、住宿费、会议场地租赁费等会议成本不断上升?每次组织会议要花费大量的时间,影响工作效率?
•公司员工培训的需求日渐增长,可是每次培训都只能少数员工参与,外地员工几乎和培训“绝缘”,把所有员工集中到总部培训的成本又非常高,怎么办?
•区域业务人员的招聘,总部无法进行,只能让当地分支机构招聘,结果往往不如人意?总部需要高级人才,但外地优秀的应聘者无法面试?
三、解决方案
    解决以上三个问题,视频会议系统是目前的最佳选择。毫不夸张地说,视频会议可以应用于任何需要进行远程沟通和交流的场合,包括市场营销、技术研发、生产制造、培训、招聘等诸多方面节。归纳起来,主要分为跨区域会议、跨区域培训、远程招聘等方面。

    如上图所示,在公司总部架设一台MCU服务器,负责视频会议数据的转发。总部搭建一个中心会议室,使用视频会议硬件终端以保证会议室的易用与稳定,若还需要满足会议地点的灵活性,可以再搭建一个移动会议室。分支机构搭建一个移动会议室,使用视频会议硬件终端,确保使用更简单,会议更稳定。系统同时还提供出差人员参加会议的解决方案:提供通过笔记本电脑或手机终端的接入功能,实现跨地域无障碍的实时会议功能。
总部会议室:电信级MCU 1台,视频会议终端1台,视频会议摄像机1~2台,投影仪或电视机等显示设备1套,音响、麦克风等其他附属设备。
分支机构会议室:视频会议终端1台,视频会议摄像机1~2台,投影仪或电视机等显示设备1套,视频会议专用移动支架1套,麦克风等其他附属设备。
个人接入:笔记本电脑1台、摄像头1个、耳麦1套。
跨区域会议
    企业几乎每天都有会议要召开,例如日常的周会、月会、季度总结会、创意会、新产品沟通会议、技术研讨会等等,而具有分支机构的企业往往涉及到跨区域的会议。此前,这种跨区域会议只能通过电话进行,相关文档不能共享,无法看见相关图片……效率非常低,这也成为企业管理者很无奈的一个问题。而视频会议系统则完美解决跨区域会议。
 
    总部使用视频会议终端搭建中心会议室,总部人员在中心会议室参会;各分支机构使用移动会议室搭建分会场,各地人员在当地分会场参会;出差人员则通过笔记本电脑、手机等登陆视频会议系统参会,所有人员都可以足不出户参加会议。
•总部与各分支机构之间召开两方或多方会议
•分支机构共同参加公司总部年会、庆典等活动
•销售、生产、研发等部门之间召开异地协调、协作、研讨会议
•公司管理层与董事会之间召开远程交流会
跨区域企业培训
    企业竞争往往表现为企业集体学习能力的竞争,因此员工培训就显得尤为重要。众多企业往往需要持续、频繁地开展业务技能培训。为了让外地员工也能轻松参与每一次业务培训,传统的集中面授形式显得有些奢侈,差旅费高昂,而远程视频培训完全弥补传统培训的不足,让员工无需出差即可随时参加培训,从而大幅度减少集中培训的交通和住宿费用,为企业节省大量成本,同时又不会耽误时间和工作。企业还可以利用视频会议系统进行不同层面的客户培训、客户服务,与客户建立紧密的服务关系,从而节省大量的客户服务差旅费用,大幅度提高客户服务效率。
 
    企业培训系统与跨区域会议系统可以通用,只需将会议室改为培训教室即可。例如培训师在总部培训教室进行授课,总部参训人员在现场参与培训,分支机构的参训人员则在当地的培训室参训,外地出差的人员则通过笔记本电脑接入或手机终端接入,所有参训人员一个不落地参与培训。
•总部培训师对所有分支机构人员进行交互式远程培训
•异地分支机构(如异地研发中心)可对总部及其他分支机构进行远程培训
•对长期合作的客户/代理商进行技术支持远程培训、销售培训和指导
远程招聘
    人才是现代企业发展的最根本动力,更广范围地进行招贤纳才已经成为现代企业人才策略的重要部分。但是,人力资源部奔波于一场又一场的异地人才招聘会,舟车劳顿不说,还很可能因为分身乏术来不及赶到每个招聘会而使优秀人才花落别家。一旦拥有视频会议系统,企业不仅可以很方便地进行异地招聘、快速直观,而且节省大量时间和精力。 
    在使用视频会议系统进行面试的时候,各地应聘人员无需到达公司总部,只要在就近的分支机构就可以参加总部人力资源部门或主管领导的面试;部门主管领导出差时,在异地分支机构就可以对总部或其他分支机构的应聘人员进行面试。在远程应聘过程中,面试人员可展示个人资料(证书、学术成果等)并进行同步讲解、可利用系统的双流功能在线完成招聘方提出的考核要求(编写应用软件代码、进行项目策划等),实现互动交流。面试过程还可进行现场抓拍或录像,形成电子化的面试档案,这对完善企业的人才库非常有效。
 
    远程招聘同样可以通过企业视频系统进行,面试官无论在总部、分支机构还是出差过程中,都可以通过视频会议室或笔记本电脑、手机接入视频会议系统,应聘者也可以通过如上几种方式接入系统,从而完成面试过程。
•各地应聘人员无需从各地来到公司总部,只需到就近的分支机构,通过视频会议系统参加总部人力资源部门或主管领导的面试
•部门主管领导出差时,可在异地分支机构通过视频会议系统对总部或其他分支机构的应聘人员进行面试
四、方案特点
•提高沟通效率
  这是一种“面对面”的沟通,对于企业而言是最直接、最高效的沟通方式。与简单的电话、E-mail沟通相比较,视频会议系统能够通过网络将总部与各分支机构整合到“同一个办公环境”,为企业带来身临其境的“面对面”沟通体验,有效缩短沟通时间,提高工作效率。
•节约运营成本
  跨地域运营的企业平均每年用于开会、培训、招聘、异地合作的差旅费用很高,一个中小企业即达几十万,分支机构多的企业则高达百万!视频会议系统能够实现足不出户的远程可视通讯,为企业带来低成本的运营方式。
•缩短决策时间
  很多企业因为时间被浪费在旅途中而耽误决策周期,或者因为多方决策缓慢而错过最佳商机……视频会议系统能够通过网络快速构建便捷的多方可视沟通平台,帮助企业高效决策。
•打造核心竞争力
  视频会议系统为现代企业带来了一种全新的沟通方式,通过身临其境的可视化远程交流替代传统的电话、E-mail或异地出差,以更高的效率和更低的成本帮助企业打造核心竞争力,实现持续、快速、高效的整体运营。

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